Desde abril del 2019, todos los trabajadores en España tienen la obligación de fichar a la entrada y salida del puesto de trabajo. Cuando se implantó la medida fue un reto para algunas empresas que no disponían de un sistema de control de jornada laboral. En la actualidad, cualquier trabajador puede fichar desde su teléfono móvil, por medio de aplicaciones que se ha descargado previamente, cumpliendo los requisitos que establece la ley. Te explicamos en qué consisten y cómo funcionan estas aplicaciones innovadoras.
El 8 de marzo del 2019, el gobierno publicó en el BOE (Boletín Oficial del Estado) el Decreto Ley 8/2019 en el que obligaba a todas las empresas, con independencia de su tamaño y forma jurídica, a efectuar un control diario de la jornada laboral de cada trabajador. La información debía ser facilitada por el empleado e incluida en un registro mensual, actualizado e individualizado. La empresa tiene la obligación de guardarlo durante 4 años. En cualquier momento, Inspección de Trabajo puede solicitar esta documentación. No tenerla actualizada o según los requisitos que exige la ley, implica una multa de 7.500 € por trabajador afectado.
El decreto ley no estableció ningún método concreto para recoger la información, lo que dio lugar a una gran variedad de sistemas. Lo que sí obligaba es a que la información la facilitara el propio trabajador y a que estuviera registrada en un informe. Actualmente, se puede fichar desde el móvil.
Cómo funciona.
En primer lugar, hay que aclarar que se tratan de aplicaciones para móviles y ordenador. No son programas informáticos que la empresa debe instalar en sus equipos. El sistema operativo y la información están guardados en la nube, aunque la empresa se la puede descargar en cualquier momento. Son aplicaciones de pago, la empresa y los trabajadores acceden a ella mediante claves facilitadas por el operador.
Según la empresa de servicios informáticos GPI Software, creadores de la aplicación Timenet, nunca ha sido tan sencillo realizar un control al momento de la jornada laboral como con estos sistemas. Para utilizarlas solo es necesario un dispositivo que tenga acceso a internet.
Una vez la empresa ha contratado el servicio, el trabajador se descarga la aplicación en su móvil, tablet u ordenador. Para acceder a ella, la empresa le facilita una contraseña. Algunas aplicaciones pueden integrar medidas extra de seguridad como control por huella digital o reconocimiento facial.
En un clic, el trabajador ficha desde su móvil y la información aparece inmediatamente en la página de control de la empresa. En la misma línea, se informa desde que dispositivo se ha fichado y la localización geográfica del mismo. Todos los movimientos y trabajadores aparecen registrados en el mismo portal y en la misma página, lo que le facilita a la empresa a llevar un control preciso de la jornada de ese día, percatándose en un vistazo de posibles problemas de absentismo laboral.
Estas aplicaciones generan automáticamente el informe de la jornada y lo mantienen actualizado. La empresa lo puede visualizar e imprimir cuando se lo solicite la administración. Puede acceder al histórico de un trabajador, de un centro de trabajo o de una sección. La aplicación genera informes y gráficos que facilitan a la empresa la gestión de personal.
Es un sistema cómodo para casos de teletrabajo o de trabajadores que van rotando de un centro de trabajo a otro. En cualquier caso, es un método que permite que los trabajadores fichen de forma ordenada y que la información le llegue instantáneamente a la empresa.
Al ser un método que funciona por internet, no se ve afectado por problemas informáticos que a veces suceden en los sistemas internos de las empresas.
Diferencias con otros sistemas.
Cuando entró en vigor la ley, sobre todo en pequeñas empresas, se llevaba el control de la jornada laboral por medio de documentos impresos, de una manera artesanal. El trabajador iba rellenando la hoja a diario, escribiendo en la casilla correspondiente la fecha, la hora de entrada, la hora de salida y su firma. Cada hoja abarcaba un mes entero, por lo que el documento de registro se iba cumplimentando. La dirección de la empresa podía consultarlo acudiendo al lugar de trabajo, pero no estaba en su poder hasta la finalización del periodo. La hoja permanecía en el centro de trabajo o la tenía el trabajador en su poder. No se llevaba un control inmediato y los datos podían modificarse con un simple bolígrafo.
Algunas empresas tenían, ya en el 2019, sus propios sistemas internos para fichar. Algunos de ellos eran informáticos. El trabajador fichaba al llegar a la oficina abriendo un programa del ordenador integrado en la red interna de la empresa o por intranet. En las cadenas de tiendas, el programa estaba integrado en los TPV. El problema de estos programas es que no generaban un informe personalizado. La empresa, a raíz del decreto ley tenía la obligación de realizarlos, o bien pedir a los informáticos que programaran herramientas para poder hacerlo. Estos sistemas eran eficaces para la empresa, pero no tenían una validez legal.
Algunas asesorías y departamentos de gestión de recursos humanos usaban plataformas para comunicarse con los trabajadores. Por medio de estos software se facilitaba al trabajador su nómina y algunos documentos oficiales por vía telemática, en lugar de hacerlo de forma impresa como se ha hecho tradicionalmente. Como consecuencia de la entrada en vigor del decreto ley, muchas de ellas incluyeron la posibilidad de que los trabajadores pudieran fichar accediendo a su portal personal. El problema que suelen tener estos programas informáticos es que son propiedad de la asesoría, no de la empresa. La información es compartida entre la empresa y el servicio externo. La asesoría proporciona los documentos a la empresa igual que a los trabajadores. No está gestionada directamente por la empresa. En algunas ocasiones, los documentos no se generan con la rapidez que a la empresa le gustaría. Eran herramientas de información que se han intentado reconvertir en otras de uso operativo.
Un campo de posibilidades.
Según la revista «El rincón del emprendedor», estas aplicaciones deben tener un fácil manejo, deben ser multi-dispositivo, tener fácil conectividad por internet, generar informes y cumplir tanto la legislación laboral como la de protección de datos. A medida que se van desarrollando, van incorporando nuevas prestaciones que agilizan el mundo del trabajo y sobrepasan el objetivo inicial con el que fueron desarrolladas.
Algunas de estas aplicaciones ofrecen herramientas para la gestión de proyectos concretos. Igual que el trabajador informa por el móvil de su hora de fichar, puede hacerlo sobre la entrega de tareas y notificar los gastos que le van surgiendo durante la jornada. Toda esta información, le aparece registrada a la empresa en una página de su portal en tiempo real. Con la misma celeridad con la que controla la jornada laboral de sus empleados, puede observar el estado de realización de los proyectos, pudiendo tomar decisiones de manera instantánea. Respecto a estos datos, las aplicaciones generan gráficos y diagramas que son fáciles de interpretar. A la empresa lo que más le interesa es la producción. Con estos desarrollos se transforma lo que era un método de control disciplinario en un instrumento de dirección.
En las aplicaciones se está introduciendo un sistema de mensajería interno entre la empresa y el trabajador. Está claro que una de las condiciones para que un equipo de trabajo funcione es tener una comunicación fluida. Gracias a estos software, el trabajador puede consultar sus dudas, hacer preguntas y solicitar aclaraciones a sus superiores sobre el trabajo que se le han encargado. La empresa puede adjudicar tareas o comunicar directrices al trabajador. El trabajador las recibirá en su móvil, no necesitará estar conectado a un ordenador de la empresa. Se ha demostrado que tener todos los mensajes centralizados en una misma plataforma es más eficaz que tenerlos repartidos por varios medios. Si se envían los mensajes al correo electrónico no se atienden con la misma rapidez. El whatsapp, que ha sido una herramienta de mensajería bastante utilizada en las empresas, responder al mensaje depende de que el receptor esté pendiente del móvil. Si el mensaje le aparece a la empresa en su página de la aplicación, su respuesta es más fácil de ver y de atender.
El desarrollo de estas aplicaciones va más allá. Algunos programadores informáticos han pensado que igual que los trabajadores tenían acceso a la plataforma por medio de una contraseña, por qué no lo podían tener los clientes más habituales. Partiendo de las aplicaciones para fichar, han creado páginas de servicio. Los clientes pueden hacer encargos directamente a la empresa y la empresa adjudicárselo a los trabajadores. Los trabajadores van informando sobre el desarrollo de la tarea y en la página de la aplicación del cliente le aparece el estado en el que se encuentra su pedido. En el momento en que está terminado, se informa al mismo tiempo a la empresa y al cliente. Estos detalles mejoran la imagen de la empresa, la muestran más eficaz y operativa, y aumenta la confianza de la clientela.
La utilización de la tecnología está revolucionando el mundo del trabajo.
