Controlar y gestionar de forma eficiente los gastos de una empresa es una de las tareas fundamentales que hay que llevar a cabo dentro del organigrama empresarial. La utilidad de hacer un control de gastos exhaustivo contribuye a llevar al día la contabilidad sin sobresaltos. Además de dotar al empresario de la capacidad de prever los gastos futuros.
Los profesionales de Kairos, expertos en software de gestión empresarial, nos han hablado de la necesidad existente en las empresas, de contar con un buen programa que ayude a llevar notas de todos los gastos y poder así, llevar un control de los mismos. Este factor tan primordial en las empresas, independientemente del tamaño de la misma, presenta numerosas dificultades dentro de la contabilidad de la empresa. No tener un control sobre la facturación y los gastos puede conllevar grandes perdidas e incluso, el cierre.
Este control y gestión va más allá de la mera contabilidad, pues hacerlo de forma eficaz, permite al empresario hacer una mejor valoración de los resultados, hallar aspectos mejorables dentro de la administración económica y dotarle de la capacidad de tomar mejores decisiones que contribuyan a maximizar los beneficios.
Por tanto, el control de gastos se considera una estrategia financiera y operacional dentro de la estrategia de la empresa. Dentro de esta estrategia se identifican los costes, se hace un seguimiento de los mismos y se reducen en la medida de lo posible en busca de un objetivo: obtener más beneficios, sustentabilidad y competitividad en el mercado.
Con esta metodología, se pueden hacer comparativas entre las cifras reales y las proyectadas para valorar si se cumplen las expectativas o se exceden.
Uno de los factores fundamentales para llevar a cabo una buena gestión y el consiguiente control de los gastos, es la trazabilidad. La empresa de hacer un registro y hacer un seguimiento de cualquier operación que implique un gasto en la empresa: compra de suministros, gastos varios (nóminas, servicios, impuestos, etc.), costes del proceso de producción, etc.
La trazabilidad conlleva la atribución de un gasto concreto a una función esencial, facilitando así la toma de decisiones que lleven a la empresa a maximizar los beneficios y reducir los costes.
Implementar el control de gastos
Para implementar dentro de la empresa el control de gastos, existen dos maneras: periódica o continua.
En el primero de los casos, el control se lleva a cabo de forma manual mediante el uso de hojas de calculo o libros destinados al efecto.
Para el segundo supuesto, se utilizan aplicaciones, softwares específicos de contabilidad y/o herramientas existentes en la nube.
Las empresas pequeñas y de reciente creación, se sirven de las hojas de calculo o libros contables en las que anotan los registros en columnas con la información correspondiente: fecha, categoría, coste, descripción, monto, etc. Los macros de Excel permiten automatizar algunos registros y operaciones para agilizar el control y la gestión de los gastos. Sin embargo, a medida que la empresa crece, esta herramienta se queda pequeña.
En lo que a las aplicaciones se refiere, se trata de hojas de calculo más avanzadas y que cuentan con funciones automatizadas. El usuario solo tiene que cargar los datos necesarios y la aplicación, hará su trabajo. Son ideales para empresas pequeñas con un sesgo concreto y limitado.
Para empresas más grandes, con objetivos de expansión y mayor volumen de trabajo en todos los sentidos, la mejor manera de implementar el control de gastos, es mediante una plataforma o software de gestión completo. En ellos se incluye un completo programa para el control de gastos. Son adaptables a cada empresa en particular y cuentan con funciones medulares a la propia gestión.
Cualquiera de estas tres metodologías para llevar un control de gastos es válida. Todo depende del tipo de negocio, la capacidad de gestión de cada uno y las perspectivas de futuro. Así como de las preferencias personales. Huelga decir que cuantas más facilidades te aporte el sistema que utilices, mejore resultados obtendrás.
La finalidad de este control no es otra que minimizar los gastos, maximizar beneficios y hacerlo de la forma más eficiente posible. Para que esto sea posible conviene tener en cuenta algunas posibles medidas o estrategias para reducir y controlar esos gastos esenciales en la empresa.
Apuntes para controlar y reducir el gasto empresarial
Cada empresa es un mundo y, por tanto, las estrategias para hacer un efectivo control de gastos y lograr una gestión eficiente, son numerosas y variadas. Por lo tanto, vamos a detallar a continuación algunas de las más genéricas y fáciles de implementar.
Contar con la elaboración de presupuestos es una excelente manera de implementar el control de gastos de la empresa. Construir un presupuesto basado en las cifras reales y enfocándolo a las perspectivas de futuro es una buena manera de prever el gasto. Utilizar cifras reales de registros anteriores puede dar una clara idea de la trayectoria del negocio. Eso permite conocer de antemano los posibles gastos futuros que va a tener la empresa.
Es fundamental ceñirse a este presupuesto y llevar un control del mismo. Según el avance del curso económico, podrán trazarse sobre el mismo presupuesto las acciones necesarias para ceñirse a él.
Incluir indicadores de desempeño ayuda a contabilizar las entradas y salidas de un mismo proceso con el objetivo de aumentar la eficiencia del mismo. Un indicador de desempeño es algo muy simple que puede incluir:
- Gastos del personal de ventas semanal.
- Ingreso mensual por vendedor.
- Tasa de producción diaria.
- Beneficio anual por línea de producción.
Aumentar las salidas, manteniendo o disminuyendo, si es posible, las entradas el proceso se optimizará y será más fácil llevar a cabo el control y la gestión de los gastos.
Hacer un seguimiento documentado de todos y cada uno de los gastos ayuda a detectar las posibles variaciones y poder corregirlas en el menor tiempo posible. Llevar a cabo este tipo de seguimiento en tiempo real permite mantener el flujo de caja de forma más constante y eficaz. Evitando sorpresas por sobrecostes o subidas con las que no se contaban inicialmente.
Controlar el stock y el inventario de forma continua es otra de las mejores formas de controlar los gastos de la empresa. Tanto el exceso como el defecto de stock puede inducir en costes elevados para la empresa. Mantener el stock es vital para mantener las cuentas al día. Hacer inventario de forma continua y mantener las cantidades de mercancías necesarias ayudará a controlar y optimizar los gastos sin hacer demasiado esfuerzo. No es lo mismo hacer un inventario al mes que al año, el desajuste puede ser enorme.
Utilizar herramientas automatizadas que permitan administrar todos los datos, realizar seguimiento de todos los recursos disponibles, controlar esos gastos, generar informes y ajustar los presupuestos en tiempo real, es posible gracias a la tecnología. Este tipo de herramientas, cada vez más completas y eficaces, ayudan a mantener toda la información de la empresa ordenada y en condiciones óptimas para la toma de decisiones.
El valor que aporta a la empresa el uso de este tipo de herramientas, contribuye a su vez, a la optimización de todos esos recursos disponibles, donde el que más vale, es el tiempo. En lugar de perder horas buscando documentación en un archivo, puedes obtenerla de inmediato en un solo clic.
Estas son algunas de las estrategias que toda empresa, debería implementar para poder mantener un buen control de gastos y a su vez, llevar a cabo una mejor manera de gestionar esos recursos.
Con independencia del tipo de empresa o la metodología que utilice, sea manual, mediante app o utilizando el mejor software del mercado, lo fundamental es llevar a cabo ese control y gestión de gastos.
