El fin último de una empresa, sea esta del rubro que sea, es ser rentable. El problema es que este no es un objetivo fácil de lograr debido a múltiples factores que intervienen en el funcionamiento del negocio, siendo un ejemplo de estos, el continuo soporte al cliente y la estacionalidad de la carga de trabajo que hacen que el día a día arrastre a la mayoría de las organizaciones a poner más foco en las tareas internas y productivas que a mirar fuera de sus cuatro paredes.
Por otro lado, muchas de estas empresas no disponen de los medios (tiempo o tecnología) como para responder, en cualquier momento, a preguntas clave cómo: ¿cuáles son mis clientes más rentables?, ¿y los menos?, ¿y el margen que me deja cada servicio que les ofrezco?
Así, para alcanzar cifras positivas es importante sentar ciertos pilares y llevar a cabo una serie de acciones.
En este artículo te explicaremos cuales son los que los despachos de abogados deben implementar y cómo hacerlo. Sigue leyendo.
¿Qué es la rentabilidad?
Lo primero que debemos hacer para entender los pasos a tomar, es tener claro el concepto de rentabilidad que tenemos como objetivo.
La rentabilidad se define como el beneficio obtenido de una inversión. Se mide como el ratio de ganancias o pérdidas sobre la cantidad invertida.
Así podemos decir que un despacho es rentable cuando sus ingresos son más elevados que los gastos, siendo que cuanta más diferencia haya entre unos y otros, más rentable será el negocio.
Dicha rentabilidad se calcula dividiendo la ganancia obtenida entre la inversión realizada y multiplicar el resultado obtenido por 100.
Es decir:
Rentabilidad = (Ganancia / Inversión ) x 100
Esto nos lleva a dejar de gestionar nuestra asesoría desde la perspectiva de las ventas (facturación) o clientes (unidades) y hacerlo, a partir de ahora, desde el punto de vista de las ganancias.
Solo que para ello debemos ser capaces de conocer de forma exacta la rentabilidad de cada uno de nuestros clientes, de forma que podamos tomar las acciones oportunas en cada caso.
En este sentido, conviene no olvidar que mayor facturación no significa necesariamente mayores ganancias, máxime en un sector en el que, históricamente, se ha dado respuesta al aumento de clientes y trabajo con la incorporación de personal (con las dificultades de escalabilidad que esto conlleva).
Al orientar a nuestra asesoría hacia la mejora de la rentabilidad, seremos capaces de tomar decisiones con respecto al tamaño del equipo que deseamos tener, de forma que también ´logremos ofrecer la mejor calidad de servicio a los clientes.
¿Qué podemos hacer para aumentar la rentabilidad de nuestro despacho?
Nuestros amigos de Profiture, especialistas asesores de despachos de abogacía, nos da las tres acciones clave para impulsar la rentabilidad de la asesoría:
- Analizar la rentabilidad del despacho
El punto de partida siempre ha de ser el análisis de la rentabilidad del negocio. Esto porque es importante conocer y entender cada una de las fuentes de las que provienen los ingresos de la asesoría y, por consiguiente, poder detectar aquellas que no están funcionando bien.
Entre estas fuentes están, por supuesto, los clientes del despacho, pero también los diferentes servicios ofrecidos, los departamentos y cada uno de los empleados.
Incluso, también es de utilidad identificar qué tienen en común los clientes que nos proporcionan mayor rentabilidad.
De este modo, obtendremos una visión muy completa de qué áreas hay que potenciar y qué tipos de clientes queremos adquirir en nuestra asesoría.
Para lograrlo, las nuevas tecnologías nos ofrecen un mercado de aplicaciones y programas que nos ayudan a analizar la realidad de nuestra empresa, arrojándonos los resultados que estamos buscando y ayudándonos a gestionar nuestros esfuerzos en pro de nuestra rentabilidad.
Algunas de estas herramientas son tan sencillas de utilizar que solo se trata de ponerlas en funcionamiento para extraer toda la información de la cartera de clientes y registrar la información relacionada, como por ejemplo, el tiempo que el equipo dedica a cada cliente.
Luego, estos softwares generan informes que permiten analizar la rentabilidad de clientes, áreas, responsables y empleados de manera mensual y anual. Así, solo se trata de navegar a través de estos informes y visualizar, de una forma muy sencilla, los resultados obtenidos.
De este modo, resulta muy sencillo llevar un control y tomar decisiones a lo largo del tiempo para garantizar el bienestar del negocio.
2. Definir un plan de acción específico
Una vez realizado el análisis es momento de extraer conclusiones y tomar decisiones, lo cual, a su vez, deberá quedar plasmado en un plan de acción.
Llegados a este punto, nuestro objetivo debe ser potenciar las fuentes que más beneficios generan y actuar sobre las que están estancadas o generan pérdidas.
Para lograrlo, se deben establecer acciones específicas para cada una de las áreas, como por ejemplo puede ser crear una campaña de marketing para atraer a los clientes que se desea, analizar los procesos que aplicamos en los clientes menos rentables, o revisar las cuotas de ciertos clientes.
3. Digitalizar el despacho para ser más eficientes
Las nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos internos del despacho son una pieza clave para ser más eficientes y, por tanto, más rentables.
Por ejemplo, es muy recomendable trabajar con un buen programa de gestión que automatice las tareas manuales y facilite la comunicación con los clientes. Esto porque la optimización de procesos permitirá a tu despacho aumentar tu cartera de clientes contando con el mismo equipo.
De esta forma lograremos la tan anhelada rentabilidad, y sin necesidad devaluar el servicio para obtener mejores resultados.
Aspectos que debemos medir para mejorar nuestra rentabilidad
Como dijimos anteriormente, el primer paso en búsqueda de la rentabilidad implica la evaluación de las actividades de la empresa para encontrar los puntos fuertes y los que hay que mejorar dentro de la empresa.
Así, hay muchos indicadores que con unos sencillos cálculos se puede obtener en cifras la rentabilidad de tu negocio, como pueden ser el ROA y el ROE.
El problema de estas ratios es que son indicadores financieros y no tienen en cuenta otros aspectos que también se deberían medir, por lo que hay que completar esta información con la medición de otras actividades del despacho que también son importantes de tener en cuenta para ver realmente la eficiencia de tu negocio, y por tanto, que te ayudarán a reducir costes, mejorar los tiempos de realización de tus tareas y sobre todo, a darles la importancia que realmente tienen.
Y es que es muy importante entender es que todo se puede medir, y que debemos destinar medios para este objetivo, ya que esto nos ayudará a encontrar puntos en los que nuestro despacho puede mejorar.
- Reuniones comerciales
La primera actividad importante de medir es la que tiene que ver con las reuniones comerciales. Es decir, el proceso de captación del cliente. Que puede ser con reuniones, llamadas o emails.
Es importante medir todas las acciones que hacemos con este objetivo para ver la rentabilidad de nuestra forma de captar clientes, y así poder mejorar o incluso llegar a cambiar nuestra metodología.
- Recopilación de la documentación de los clientes
La segunda actividad importante de medir son aquellas reuniones o actividades que tienen como único objetivo recopilar documentación de los clientes, en donde el objetivo es pedir facturas o documentos sin los cuales no se pueden rellenar los modelos obligatorios, y que hacen que muchos despachos pierdan tiempo y sobre todo, que tengan un exceso de trabajo en momentos puntuales.
Medir este aspecto nos ayudará a tener información importante como, el tiempo que tardamos, la gente que se destina a esta actividad, y los principales problemas que encontramos en dicho proceso en pro de su mejora.
- Tareas habituales del despacho
El último punto a medir son todas aquellas actividades administrativas habituales de un despacho: Picar tickets, trámites con la administración, rellenar modelos, dudas de los clientes, etc., son algunas funciones que no se acostumbran a medir, y que si se localizan puntos de mejora ayuda a muchos despachos a aumentar su rentabilidad rápidamente, aumentando también su eficiencia.
Lo bueno es que este punto tiene fácil solución, ya que los software de gestión administrativa que hay en el mercado ayudan a reducir los tiempos de estas tareas, conseguir un orden de los documentos personalizado para tu despacho, y sobre todo, evita estrés de última hora a la hora de presentar los modelos obligatorios de tus clientes, permitiéndole a tu equipo realizar este tipo de funciones con mayor eficiencia y rapidez, dejándoles más tiempo para enfocarse en las tareas que más importan dentro del despacho.
En fin, hay muchos aspectos que son importante medir y tener en cuenta para mejorar la rentabilidad de tu negocio. Así, teniendo más control sobre los tiempos y formas en que se hacen estas actividades, conseguirás que tu despacho sea más eficiente con las tareas habituales, y le darás un mejor servicio tus clientes, mejorando, por consiguiente, tu rentabilidad.
