Digitalizar la gestión documental mejora la eficiencia en las empresas

Digitalizar la gestión documental mejora la eficiencia en las empresas

Aprovechar las jornadas de trabajo es algo que es bastante necesario en el tan competitivo mercado actual. Las empresas se miden por su eficiencia y es esa eficiencia la que les permite obtener precios más ajustados a sus clientes y ganar de ese modo una cantidad mucho mayor de clientes. La verdad es que de la eficiencia se desprende buena parte de la suerte de un negocio y no cabe la menor duda de que los emprendedores lo saben. Por eso están tan obsesionados con buscar maneras para implementar este asunto. Desde luego, no es para menos.

Con la llegada de las nuevas tecnologías, la verdad es que se ha multiplicado el número de alternativas que tienen las empresas para conquistar esa eficiencia de la que venimos hablando. La verdad es que los diferentes programas informáticos y los softwares han tenido una influencia muy grande a la hora de potenciar todo lo que tiene que ver con la mejora en el trabajo y no cabe la menor duda de que hay que apostar por este tipo de avances han sido claves para intentar mejorar la competitividad de todos y cada uno de los negocios que componen las diferentes economías.

Una noticia publicada en el portal web del diario El Economista informaba de que buena parte de los trabajadores de nuestro país pierde una cantidad de tiempo importante buscando documentos a causa de que todavía no cuenta con la tecnología suficiente como para encontrar los documentos necesarios de una manera rápida y eficaz. Este es un problema que es necesario resolver y que, desde luego, muchas empresas han podido resolver con la ayuda de la tecnología. Ahora, desde luego, sí es posible intentar apostar por la mejora en la búsqueda de documentos en las empresas.

Una noticia publicada en la web de La Razón describía de una manera genérica cómo es la jornada de trabajo en España. La media de horas trabajadas en el interior de nuestras fronteras es de 36 y, aunque parezca una barbaridad de tiempo, lo cierto es que no es para tanto. Si nos descuidamos y pasamos demasiado tiempo buscando archivos y papeles de la manera en la que se ha hecho siempre, lo lógico es que la capacidad para resolver una carga alta de trabajo se vea minimizada y que eso afecte a la empresa para la que estamos trabajando. Es eso lo que se quiere evitar. Pero claro, el ser humano, por sí mismo, da para lo que da. Con la ayuda de la tecnología, la cosa cambia y mucho.

La gestión documental a través de diferentes softwares informáticos es, más que una realidad en los tiempos que corren, una necesidad absoluta para las empresas de todos los sectores. Y parece que, poco a poco, nos estamos dando cuenta de ello. Es lo que nos están contando los profesionales de Gitdoc, que aseguran que la inversión de las empresas en este tipo de programas se ha venido incrementando en los últimos años y que tiene pinta de que va a seguir creciendo de cara al corto y medio plazo.

Europa y Estados Unidos, una referencia en lo que respecta a este asunto 

Hay muchos países de los que España puede aprender en torno al asunto del que hemos venido hablando. En el Viejo Continente, países como Alemania, Holanda, Francia, Bélgica o los escandinavos suelen ser referencias en lo que a gestión documental se refiere. Por otro lado, y al otro lado del charco, Estados Unidos se erige como la referencia. Estudiando la metodología de empresas con estas nacionalidades, es evidente que podemos aprender y aumentar nuestros márgenes de mejora.

Está claro que todo depende de la adaptabilidad que tengan nuestras empresas a esas nuevas tecnologías a las que antes hemos hecho referencia. Tenemos la sensación de que las diferencias que existían antiguamente entre los países en términos tecnológicos se han reducido y que ahora tenemos muchas más opciones de conseguir los mismos métodos de trabajo que se ejecutan en aquellos lugares donde los diferentes sistemas tecnológicos e informáticos están más avanzados. Desde luego, eso acerca a un país como España a la eficiencia de la que presumen en todos esos países europeos a los que antes hemos hecho referencia.

No nos cabe la menor duda de que, más pronto que tarde, vamos a tener una capacidad muy similar a la del resto de países para poder dotar a nuestras empresas de la eficiencia que necesitan para conseguir beneficios y ser competitivas. La tecnología ofrece este tipo de posibilidades y está claro que nadie en su sano juicio puede desaprovecharlas. Sería un auténtico despropósito que así fuera y sabemos que en España eso no va a ocurrir. Nuestros emprendedores y nuestros trabajadores tienen ganas suficientes como para poner todo de su parte en que así sea.

 

Deja una respuesta