Todas las empresas deben llevar acabo una serie de procedimientos y actividades financieras que les permitan tener un correcto funcionamiento y cumplir con las normativas impuestas sobre ellas. Para ello, las empresas deben contratar a profesionales certificados en dichas labores financieras que puedan llevar a cabo estos procesos de una forma confiable y siguiendo los lineamientos impuestos.
Entre estas actividades están las auditorías, las cuales analizaremos a fondo en este artículo. Sigue leyendo y entérate de todo lo que debes saber sobre el tema.
¿Qué es una auditoria?
Lo primero es entender de que se tratan las auditorías ya que solemos escuchar mucho este término pero no siempre sabemos con certeza de que se trata.
Estas son procesos que lleva a cabo un auditor interno para verificar que los estados financieros, sistemas contables y los datos respecto al patrimonio de una empresa son fidedignos. Para lograrlo, este debe revisar toda la documentación pertinente, en busca de disparidades que puedan ser importantes, y asegurándose de que todo responsa a la normativa financiera y que no se esté realizando alguna práctica ilegal.
Tipos de auditorías
Asimismo, es importante saber que existen diferentes tipos de auditoría y sirven para diferentes propósitos, más allá de conocer la situación real de la empresa en cuestión.
Martín Laucirica, grupo asesor para empresas, nos comenta algunas de ellas:
- Auditoría financiera
En esta se revisan las cuentas anuales y los datos financieros dentro de una organización; y se suele llevar a cabo por asesores externos a la empresa de forma que se pueda garantizar la transparencia del proceso, y que se suele realizar en compañías, proveedores, inversionistas, bancos y otros entes.
- Auditoría interna
Esta si se realiza de manos de los propios empleados de la empresa, con el propósito de analizar los controles internos, traducir los datos a un informe y enviarlo a los altos mandos de la compañía, con el objetivo final de que se puedan tomar decisiones para la mejora de los problemas detectados en dicha auditoría.
- Auditoría externa
Por lo general, se lleva a cabo por un profesional que no forma parte de la organización, de forma que su trabajo pueda contar con la validación de las entidades tributarias para las que ha sido realizada la auditoría.
- Auditoría operacional
Es una auditoría que se lleva a cabo con el objetivo de realizar mejoras en el funcionamiento de la empresa.
- Auditoría fiscal
Por su parte, esta hace un análisis exhaustivo de los documentos y el funcionamiento de una empresa para constatar que la misma está cumpliendo con las obligaciones fiscales que le corresponden.
- Auditoría de Recursos Humanos
Es una auditoría aplicada directamente al área de Recursos Humanos de una empresa, para poder conocer las necesidades que existen en dicha área, revisar la plantilla de empleados, entre otras cosas.
Beneficios de la auditoria
Los beneficios que las auditorías les aportan a las empresas son:
- Evitar pérdidas: al analizar todos los datos financieros de la empresa se puede detectar si ha habido un mal uso de bienes, además que nos sirve para evitar robos, fraudes o un mal control administrativo de parte del personal de la empresa.
- Confiabilidad: las auditorias arrojan datos confiables que luego se pueden utilizar para control interno o proyecciones.
- Encontrar fallas: al evaluar el funcionamiento de la empresa con datos reales se pueden encontrar las áreas en donde existe un mal manejo de recursos o dónde se necesita hacer una mayor inversión para aumentar la productividad.
- Confianza: las auditorias suelen ser procesos transparentes que generan confiabilidad en inversores, los cuales se verán dispuestos a considerar asociarse si los datos arrojados por la auditoria son favorecedores.
¿Por qué es importante realizar una auditoria?
Ya hemos dicho que las auditorías, muchas veces, son realizadas para cumplir con normativas establecidas por la ley, además que ya mencionamos los muchos beneficios que les traen a las empresas que las aplican. No obstante, hay más de una razón para optar por ellas.
Las grandes empresas son las que suelen estar obligadas a hacer auditorías, por lo cual las medianas y pequeñas empresas se hacen la vista gorda al no ser algo impuesto por la ley; pero se están perdiendo de grades beneficios. Las auditorías también pueden ser llevadas a cabo como parte de la evaluación del rendimiento y de una empresa, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sobre ciertos fallos que puedan detectarse y que ayuden a encaminar la empresa hacia los objetivos que queremos y a lograr importantes ahorros de costos.
Igualmente, se pueden identificar situaciones que constituyen un riesgo y que en otras ocasiones han llevado a la empresa a la perdida de dinero, de forma que se evite caer en las mismas y se elaboren planes de control y corrección para los mismos. Por otro lado, ayuda a identificar situaciones que, por el contrario, podrían constituir una oportunidad de ganancia o aquellas que puedan generar buenos resultados en términos de ahorro y rentabilidad.
¿Cuándo es necesario realizar una auditoria?
Las auditorías se vuelven necesarias cuando existen evidencias de gastos excesivos, incumplimiento de proyectos, quejas de los clientes, alta rotación de recursos humanos o cuando los resultados no son los esperados por los dueños. Esto porque es la herramienta que nos ayudará a detectar los problemas que se han tenido, basándose en datos reales y que le permita a la directiva de al empresa corregirlos y encaminar mejor las funciones de la compañía. No obstante, hay otros motivos para realizar una auditoría.
Por lo general, una empresa tiene que hacer una auditoría contable cuando cumpla dos de las siguientes condiciones durante dos ejercicios seguidos:
- Facturación de más de 5,7 millones de euros.
- Total de activos de más de 2,8 millones de euros.
- Media de más de 50 trabajadores durante el ejercicio.
Asimismo, también es obligatoria la auditoría de las cuentas anuales consolidadas cuando se superan dos de los siguientes límites durante dos ejercicios seguidos:
- Facturación de más de 22,8 millones de euros.
- Total de activos de más de 11,4 millones de euros.
- Media de más de 250 trabajadores durante el ejercicio.
Además del cumplimiento de las normativas establecidas en la legislación mercantil, que obliga a las grandes empresas a realizar una auditoría contable, existen otros motivos que pueden llevar a una empresa a auditar sus cuentas y según el equipo experto en materia de Martin Laucirica son:
- Por decisión propia
Se quiere construir una imagen de empresa basada en la transparencia y fiabilidad y que pueda servir como una excelente carta de presentación ante terceros como por ejemplo, ante entidades de crédito, proveedores o clientes.
- Otros motivos legales
Por ejemplo, en el caso de las entidades cotizadas, compañías emisoras de oferta pública, sociedades de intermediación financiera y algunas ramas de seguros.
- Realización de ciertas operaciones societarias
En este caso nos referimos a operaciones societarias como fusiones, escisiones, etc.
- Por instancia de uno de los socios
En el caso de las sociedades anónimas o limitadas, estas no están obligadas a realizar auditorías según la ley. No obstante, cualquier socio que tenga una participación superior al 5% puede solicitar hacer una asesoría para constatar la transparencia y fiabilidad sobre su inversión.
- Para obtener determinadas subvenciones
En algunos casos, cuando una empresa o sociedad recibe una subvención, esta puede venir con una condición que les obligue a realizar una auditoría contable. Lo mismo pasa con los casos en las que las empresas reciben subvenciones o ayudas de más de 600.000 euros en total, ya sea de la Administración Pública o de fondos de la Unión Europea.
¿Qué sucede si no se cumple con una auditoría?
Ya que estamos hablando de las ocasiones en las que se necesita hacer una auditoría, hay que saber reconocer en cuales casos sería bueno hacerla, y en cuales casos se está obligado a hacerla. Y es que el no realizar las auditorías que exige la ley, en el plazo que las exige puede traer las siguientes consecuencias negativas para la empresa o sociedad:
- Cierre del Registro Mercantil. Y, por consiguiente, la imposibilidad para poder registrar los actos jurídicos y mercantiles de la sociedad.
- Imposición a la sociedad de una multa por un importe de 1.202,02 a 60.101,21 euros por parte del ICAC.
Por último, en el momento de la auditoría, sea del tipo que sea y bajo las razones que sean, el auditor necesitará la máxima colaboración de la empresa y su personal, durante el proceso, el cual suele tomar unas semanas, y mientras mayor sea la colaboración, más rápido y mejores resultados se tendrán. Además, con el fin de hacer los contrastes de documentos necesarios, va a solicitar información sobre la compañía y sus saldos contables a bancos, asesores, clientes y acreedores.
Recuerda que este será el proceso hacia la transparencia y fiabilidad que respaldará a tu empresa después de la auditoría y que quedará a la disposición de posibles socios e inversionistas, o que podrás mostrar el banco cuando busques un crédito o financiamiento.
